Alla språk:

Importera ditt gamla register

Om du redan har listor över människor som du vill använda Zetkin för att organisera kan du använda importfunktionen för att komma igång snabbt och enkelt.

Zetkins importfunktion kan också användas för att uppdatera befintliga personuppgifter i stor skala eller för att sätta olika etiketter på många människor samtidigt.

Läs mer om hur Zetkins importverktyg fungerar nedan, eller titta på guiden Importera dina medlemmar för ett exempel med instruktioner steg för steg.

Importera Excel-filer

Zetkins import-funktion kan ta emot filer från alla de senaste versionerna av Microsoft Excel (xls och xlsx). Om en fil innehåller flera kalkylblad får du välja under importen vilket blad du vill hämta data från.

Under Människor i Zetkin Organize hittar du import-sektionen. Där kan du dra och släppa din Excel-fil för att importera den. Efter att du ställt in hur du vill att Zetkin ska tolka filen trycker du på “Importera”. När importen är färdig får du information om hur många människor som importerats.

Vad vill du importera?

Om översta raden i din fil utmärker sig tolkar Zetkin den som rubriker. Du kan själv ställa in hur Zetkin ska tolka första raden.

När du laddar in en Excel-fil försöker Zetkin tolka de olika raderna och kolumnerna. Tomma kolumner ignoreras.

Om Zetkin inte kan gissa, eller gissar fel, måste du ställa in vad varje kolumn innehåller, och har möjlighet att bestämma vilka kolumner som ska importeras, och hur.

Välj kolumner att importera

ID för sammanslagning

Ifall personer du importerar redan finns i din persondatabas i Zetkin vill du antagligen inte att det skapas dubletter. För att Zetkin ska kunna koppla samman den befintliga personen med den som importeras behövs någon form av ID. När du importerar kan du välja två typer av ID som Zetkin använder för att slå samman personer.

ID för sammanslagning

Om du importerar från ett annat system, inkludera alltid det andra systemets ID som Externt ID, även första gången du importerar.

Zetkin-ID är Zetkins interna ID-nummer. Varje ny person som importeras får ett Zetkin-ID. Om den fil du importerar tidigare har exporterats ur Zetkin har den antagligen en kolumn för Zetkin-ID.

Du väljer själv vad du vill använda som Externt ID i din organisation. Om ni har ett medlemsregister eller annat system som ni importerar ifrån har varje person antagligen ett ID-nummer i det systemet. Då är det klokt att inkludera det i importen till Zetkin, och välja Externt ID för den kolumnen.

Inkludera Externt ID redan vid första importen. Då kommer framtida importer, förutsatt att Externt ID inkluderas även då, inte att resultera i dubletter utan istället i att personer i Zetkin uppdateras med de senaste uppgifterna från ert register.

Personuppgifter

Det vanligaste är att man vill importera personuppgifter, såsom namn, adress, e-postadresser och telefonnummer.

Varje rad i en importfil motsvarar en person, och varje kolumn motsvarar ett fält (till exempel namn eller adress) för respektive person.

För att Zetkin ska kunna förstå denna typ av information vid en import behöver du bara välja vilket fält som respektive kolumn motsvarar. De fält du kan välja på är:

Etiketter

I Zetkin kan du använda etiketter för att lättare organisera en växande personlista. När du importerar personer kan du samtidigt sätta etiketter baserat på innehållet i kolumner.

Det finns inga strikta regler för hur etikettkolumner ska se ut, utan du kan använda importverktygets kolumninställningar för att översätta värden till etiketter.

Två vanliga metoder är att antingen ha en kolumn per etikett, eller en kolumn där olika värden betyder olika etiketter. Låt oss utgå från ett exempel.

Om vi i Zetkin har tre etiketter som heter Aktivist, Feminism och Medlem skulle ett utdrag ur en importfil kunna se ut såhär, där varje rad är en person:

Etiketter i Excel

Ett “Ja” i kolumn E betyder att personen ska ha etiketten Aktivist. Ett “Ja” i kolumn F betyder att personen ska ha etiketten Feminism. Beroende på vilket värde som står på respektive rad i kolumn G ska personer antingen få etiketten Aktivist, Medlem eller ingen alls.

Om du vill kan du koppla värden i en kolumn till flera etiketter. Vissa värden kan kopplas till en etikett och andra till flera i samma kolumn.

När du väljer att en kolumn innehåller etikettinformation försöker Zetkin gissa vad de olika värden som finns i kolumnen betyder. Om du anger namn på etiketter som existerar, som med kolumn G i exemplet, kommer Zetkin automatiskt koppla värden till etiketter.

I andra fall, som med kolumn E och F där värdet “Ja” inte uppenbart motsvarar en viss etikett, måste du manuellt ställa in vilken etikett ett “Ja” ska kopplas till.

Du kan se direkt i förhandsvisningen vilka människor som kommer att få vilka etiketter när du importerar. Efter importen får du information om hur många människor som fått etiketter.

Uppdatera personer i Zetkin

Du kan inte bara importera helt nya människor med Zetkins importverktyg, utan också uppdatera befintliga människor. För att kunna göra det måste varje rad innehålla ett ID för sammanslagning. Det kan antingen vara Zetkins eget ID-nummer, eller ett externt ID-nummer, exempelvis från din organisations medlemsregister.

Om någon kolumn heter “ID” eller dylikt kommer Zetkin automatiskt att känna igen information i kolumnen som Zetkin-ID. Annars måste du själv ange vilken kolumn som innehåller ID.

Om du vill uppdatera personer med hjälp av externt ID måste det finnas angivet på varje person i Zetkin sedan tidigare, exempelvis från en tidigare import. Därför är det klokt att inkludera externa ID första gången du importerar personer till Zetkin.

Efter importen kan du se hur många människor som skapats respektive uppdaterats.

Om det uppstår dubletter

Även om du är försiktig och alltid inkluderar något ID för sammanslagning vid en import kan dubletter uppstå. Det kan bland annat hända därför att en användare har anslutit till din organisation i Zetkin och ett personobjekt därför skapats i din persondatabas utan någon koppling till ert register (Externt ID).

Om samma person då förekommer i en framtida import från ert medlemsregister kommer Zetkin inte kunna koppla samman den importerade personen med den befintliga.

I en kommande version av Zetkin finns funktioner för att enkelt söka fram och slå samman dubletter som uppstått. Om ni har stora problem med dubletter redan idag, kontakta Zetkin Foundation för hjälp.